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Administrer une académie interne au quotidien
Une académie interne se juge sur sa charge d'administration, pas sur son catalogue d'ouverture. Cette page décrit la conduite réelle : les rôles à distribuer, les droits qui vont avec, le rythme de mise à jour du catalogue et le temps que cela demande à votre référent chaque semaine.
À partir de quand une académie interne se justifie
Trois signaux suffisent à décider, et ils portent tous sur la MULTIPLICITÉ, jamais sur l'effectif seul. Une organisation de quarante personnes avec cinq parcours distincts en tire davantage qu'une organisation de trois cents avec un parcours unique.
- Plusieurs services suivent des parcours différents au même moment
- Les entrées et sorties sont assez nombreuses pour qu'une liste manuelle vieillisse en un mois
- Vos propres procédures ont vocation à devenir des contenus stables, réutilisés chaque année
- L'encadrement intermédiaire doit voir l'avancement de son équipe sans passer par vous
Les quatre rôles, et ce que chacun peut faire
La distribution des rôles est la décision structurante de l'ouverture : elle détermine qui vous sollicite et pour quoi. Une académie où seul l'administrateur peut inscrire produit un goulot d'étranglement mesurable dès la deuxième semaine.
| Rôle | Qui le tient | Ce qu'il décide | Ce qu'il voit |
|---|---|---|---|
| Administrateur | Votre référent formation | Le catalogue interne, les parcours obligatoires, les échéances | L'ensemble de l'organisation |
| Responsable de service | L'encadrement intermédiaire | L'inscription de son équipe aux parcours ouverts | Son périmètre, nominativement |
| Référent de site | Le responsable d'un établissement | Le calendrier local et les sessions sur place | Son site, tous services confondus |
| Apprenant | Chaque collaborateur | Son organisation dans la fenêtre ouverte | Son parcours, ses résultats, ses échéances |
La gouvernance du catalogue interne
Votre catalogue interne se compose de trois sources qui se cumulent : ce que vous ouvrez depuis les 444 modules du socle, ce que vous ouvrez depuis les 30 programmes certifiants, et ce qui est produit depuis vos propres documents. La règle qui tient dans le temps est simple : une personne nommée valide chaque entrée, et chaque entrée porte une date de revue.
- modules ouvrables immédiatement
- 444
- programmes certifiants intégrables
- 30
- titres professionnels adossables
- 72
Répartis sur 13 domaines, du plus fourni — Industrie & HSE, 140 modules — au plus spécialisé.
Dont 7 certifications professionnelles et 18 cursus longs.
360 blocs de compétences, ouvrables bloc par bloc.
Ce que l'administration demande, semaine après semaine
Les entrées et sorties
Un import de liste suffit la première année. L'automatisation depuis votre système de paie devient utile quand le mouvement est hebdomadaire.
L'ouverture d'un parcours
Choisir les modules, poser l'échéance, désigner la population. Quelques minutes une fois le premier parcours créé.
Le suivi des retardataires
Les relances partent seules et informent le responsable hiérarchique. Votre référent intervient sur les cas qui demandent un arbitrage.
La revue du catalogue
Une fois par trimestre : ce qui reste exigible, ce qui devient facultatif, ce qui appelle une mise à jour de contenu.
Ce que « sous votre marque » recouvre exactement
Votre identité s'applique à l'application comme aux courriels, et votre vocabulaire interne remplace le nôtre partout où un intitulé s'affiche. Une mention de la plateforme technique figure dans les mentions légales : un hébergement identifié est une exigence de conformité, et c'est la seule page où il apparaît.
- Votre nom, votre logo et vos couleurs, dans l'application comme dans les courriels
- Vos intitulés de parcours, vos catégories, votre vocabulaire interne
- Vos règles : ce qui est exigible, pour qui, avec quelle échéance
- Vos adresses d'expédition pour les convocations et les rappels
- Vos données de suivi, exportables à tout moment par votre administrateur
Questions d'administration
Combien de temps notre référent doit-il y consacrer ?
Le paramétrage initial est une affaire de jours, concentrés sur la première semaine. Ensuite, la charge tient dans une demi-journée par mois si les responsables de service inscrivent eux-mêmes leurs équipes. C'est la raison pour laquelle la distribution des rôles se décide avant l'ouverture et pas après.
Peut-on rendre un parcours obligatoire pour une partie seulement de l'effectif ?
Oui, et c'est l'usage recommandé. L'obligation se pose par population : un service, un site, une fonction exposée, une catégorie de contrat. Réserver l'obligation aux sujets réellement exigibles préserve la valeur du signal ; quand tout est exigible, plus rien ne l'est aux yeux des équipes.
Nos contenus internes restent-ils les nôtres ?
Les contenus produits depuis vos documents appartiennent à votre organisation, servent votre académie et n'alimentent aucun catalogue partagé. Ils s'exportent avec vos données de suivi, à tout moment, par votre administrateur et sans passer par nous.
Comment démarrer sans attendre le paramétrage complet ?
En ouvrant un seul parcours, sur une seule population, avec une seule échéance. Cette configuration se met en place en quelques jours et donne une mesure réelle : le taux de participation observé, le temps effectif consacré, les questions posées. Le reste du paramétrage se décide ensuite sur des faits.
À explorer ensuite
- Sur mesureFormation sur mesure produite depuis vos procédures : documents attendus, temps de vos experts métier, validation avant publication, gel du contenu pendant la session.
- Déploiement 90 joursCalendrier de déploiement d'un dispositif de formation en 90 jours : jalons, livrables par phase, décisions attendues de votre côté et pièges de calendrier.
- MultisiteDéployer une formation homogène sur plusieurs sites : contenu identique, adaptation locale encadrée, consolidation du pilotage par site, région et service.
- Terrain et hors connexionFormation terrain sur téléphone et hors connexion : téléchargement des modules, suivi sans réseau, remontée horodatée, formats courts et supports pour lecteurs occasionnels.
- IntégrationParcours d'intégration en entreprise : déclenchement à l'arrivée, socle commun, risques du poste, trace datée par personne et historique qui suit le collaborateur.
- Sous-traitantsSuivre la formation des sous-traitants : accès dédiés par entreprise intervenante, remontée dans votre pilotage, distinction dans l'export et accueil commun tracé.